KSeF od 1 lutego 2026 r. – co muszą wiedzieć przedsiębiorcy? Ważna deklaracja Ministerstwa Finansów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, obowiązkowy KSeF zacznie funkcjonować od 1 lutego 2026 roku, jednak wdrożenie systemu będzie przebiegać etapami, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. Co istotne, resort finansów uspokaja firmy – w 2026 roku nie będą nakładane kary za błędy związane z KSeF.

To jedna z najważniejszych informacji dla przedsiębiorców, którzy obawiają się rewolucji w fakturowaniu.

Spis treści

KSeF 2026 – od kiedy i dla kogo obowiązek?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie obejmie wszystkich firm jednocześnie. Jak poinformował wiceminister finansów Marcin Łoboda, harmonogram wdrożenia został dostosowany do skali działalności przedsiębiorstw.

Etapy wdrożenia KSeF:

od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, które w 2024 r. osiągnęły obroty powyżej 200 mln zł,
od kwietnia 2026 r. – do systemu dołączą małe i średnie przedsiębiorstwa,
mikroprzedsiębiorcy – zwolnienie z obowiązku do końca 2026 r., jeśli ich miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 tys. zł.

Niezależnie od etapu, wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do odbierania faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 roku.

Brak kar za błędy w KSeF w 2026 roku – kluczowa deklaracja MF

Jednym z największych lęków firm są potencjalne sankcje. Ministerstwo Finansów rozwiewa te obawy.

– W 2026 roku podatnicy nie będą karani ani za nieprzystąpienie do KSeF, ani za błędy techniczne związane z nowym systemem – podkreślił wiceminister Marcin Łoboda.

Oznacza to, że pierwszy rok funkcjonowania KSeF będzie okresem przejściowym, pozwalającym przedsiębiorcom spokojnie wdrożyć nowe rozwiązania i dostosować systemy księgowe.

Bezpieczeństwo danych w KSeF – jak chronione są faktury?

Krajowa Administracja Skarbowa zapewnia, że KSeF jest systemem w pełni bezpiecznym, testowanym przez wyspecjalizowane instytucje oraz służby państwowe.

Każda czynność urzędnika w systemie:

jest rejestrowana,
posiada znacznik czasu,
wskazuje, jakie dokumenty były przeglądane.

Dzięki temu przedsiębiorcy mają gwarancję, że dostęp do ich faktur jest ściśle kontrolowany, a osoby nieuprawnione nie mają możliwości wglądu w dane.

Tryb offline i faktury z kodem QR – co w przypadku braku internetu?

Ministerstwo Finansów przewidziało również sytuacje awaryjne. W KSeF dostępny będzie tryb offline, który umożliwia:

wystawienie faktury bez dostępu do internetu,
przesłanie jej do systemu w późniejszym terminie,
wygenerowanie dokumentu z kodem QR jako potwierdzenia wystawienia faktury.

To rozwiązanie szczególnie istotne dla firm działających w terenie lub w miejscach o ograniczonym dostępie do sieci.

Mniej błędów na fakturach dzięki KSeF

Jednym z głównych celów wdrożenia KSeF jest eliminacja błędów w fakturowaniu, które dotychczas często skutkowały wezwaniami do urzędu skarbowego lub kontrolami podatkowymi.

Dzięki jednolitemu formatowi e-faktury:

dane trafiają bezpośrednio do systemów księgowych,
faktura jest „zaksięgowana jeden do jednego”,
przedsiębiorca ma natychmiastowy wgląd w wartość faktury, termin płatności i status dokumentu.

Korzyści dla firm i budżetu państwa

Nowe przepisy przynoszą nie tylko zmiany technologiczne, ale również konkretne korzyści:

Najważniejsze zmiany po wprowadzeniu KSeF:

skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni,
brak konieczności drukowania i archiwizowania faktur papierowych,
przechowywanie dokumentów w KSeF przez 10 lat,
uproszczenie kontroli i czynności sprawdzających.

Według szacunków Ministerstwa Finansów, KSeF może zwiększyć dochody budżetu państwa o około 10 mld zł w ciągu 10 lat, głównie dzięki ograniczeniu nadużyć i błędów podatkowych.

Podsumowanie – czy warto obawiać się KSeF?

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Choć dla wielu przedsiębiorców oznacza konieczność dostosowania procesów, rząd wyraźnie sygnalizuje łagodne wdrożenie, brak kar w pierwszym roku oraz wsparcie techniczne.

Dla firm, które odpowiednio wcześnie przygotują się do KSeF, system może okazać się nie problemem, lecz realnym ułatwieniem w codziennym prowadzeniu biznesu.